Corona: hoe verstuur je stukken als niemand te bereiken is…

clear scan 2

Het Corona-virus heeft ook een enorme invloed op de praktijk van alle dag bij UWV, gemeenten, SVB enz.  Brieven van instanties, uitkeringsstroken, loonspecificaties; hoe zorg je dat die leesbaar bij de juiste mensen komen ?

zoek en gebruik een mail-adres van instanties

Gelukkig zijn een aantal instanties, maar helaas niet allemaal, per mail bereikbaar. Maak daar gebruik van. Het is handig om een duidelijk onderwerp in de kopregel te noemen, zoals uw naam of ander kenmerk dan in brieven wordt genoemd. Noem eventueel in de onderwerp-regel de naam van een afdeling of medewerker. Een goede onderwerp-regel maakt het ook handiger voor u zelf om mails terug te vinden in uw mail-programma:

mail onderwerp

De (sociale dienst van de) gemeente Sittard-Geleen / Beek en de gemeente Stein zijn per mail te bereiken:

socialezaken@sittard-geleen.nl
info@gemeentestein.nl

Er zijn instanties (en ook veel bedrijven) die op hun website gebruik maken van een zgn. contactformulier. Dat maakt het soms onnodig ingewikkeld omdat u eerst vanalles moet invullen. Kijk altijd eerst of toch niet ergens verstopt een ‘normaal’ mailadres staat (bijv. bij contact of bij over ons). Bij een contactformulier is het niet altijd mogelijk om bijlagen mee te sturen. Dat is een belangrijk verschil met een normale mail. 

scannen met de telefoon

Scannen en er een zgn. PDF-bestand van maken is beter dan het sturen van een foto. Niet iedereen heeft een scanner, maar gelukkig zijn er goede app’s voor de telefoon. De meeste telefooncamera’s zijn van een goede kwaliteit. Via zo’n app maak je goede “plaatjes” (maar qua omvang zijn deze veel kleiner dan een foto). Zorg wel voor voldoende licht, hou de lens niet te ver af en goed recht boven de brief (dus niet schuin). Controleer altijd zelf of de foto goed te lezen is en zoom dus even in, voordat u deze verstuurt.

De gratis app die ik zelf gebruik, snijdt vervolgens het stuk meestal meteen bij tot de juiste afmetingen, maar het is ook handmatig te doen. Een korte uitleg staat hier en laat zien hoe de pagina wordt bijgesneden. Er zijn natuurlijk andere, wellicht betere, meer professionele apps. Kijk wat u zelf handig vindt.

niet alleen handig voor instanties !

Het zal duidelijk zijn dat het aanleveren van stukken in uw zaak ook op deze manier kan. Sterker nog, het is voor mij veel eenvoudiger omdat ik bij normale foto’s veel meer werk heb aan het bijsnijden van de foto’s of het lichter maken van de achtergrond zodat de stukken voldoende leesbaar blijven als die geprint moeten worden.

In het stuk  kunt u lezen wat de invloed van het Corona-virus is op de verdere gang van zaken bij UWV, gemeenten en Rechtbanken.

(c) dolf gregoire 2020.3

 

Een reactie op “Corona: hoe verstuur je stukken als niemand te bereiken is…

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s